Pokoje dla gości wesela, komunii i zjazdu rodzinnego: jak je zarezerwować
Pokoje dla gości wesela, komunii czy zjazdu rodzinnego najlepiej zarezerwować razem z salą, jako pulę pokoi z ustalonym terminem potwierdzenia. Warto z góry określić, kto płaci, przydzielić rodziny do pokoi odpowiedniej wielkości i uzyskać warunki odwołania na piśmie. Zadatek przepada przy rezygnacji z winy rezerwującego, a przy rezerwacji przez internet nie przysługuje 14 dni na odstąpienie od umowy.
Na wesele, komunię, chrzciny albo zjazd rodzinny przyjeżdżają goście z różnych stron Polski. Część z nich nie wraca do domu tego samego dnia, dlatego organizatorzy rezerwują pokoje dla gości, najlepiej od razu, razem z salą. Z naszych pokoi do wynajęcia w Sokółce często korzystają właśnie goście takich uroczystości.
Kto płaci za nocleg gości
Nie określa tego żaden przepis ani powszechnie przyjęta zasada. W praktyce spotyka się trzy warianty:
| Wariant | Jak to działa | Na co uważać |
|---|---|---|
| Płacą organizatorzy | organizatorzy rezerwują i opłacają pokoje dla wybranych gości | jedna płatność i lista osób uzgodnione z obiektem |
| Rezerwują organizatorzy, płacą goście | organizatorzy blokują pulę pokoi, a goście rozliczają się sami | goście muszą znać cenę i termin potwierdzenia |
| Organizatorzy polecają obiekt | goście sami dzwonią i rezerwują pokoje | w sezonie wolnych pokoi może szybko zabraknąć |
Często pokoje zapewnia się najbliższej rodzinie i gościom z daleka, a pozostałym tylko poleca się miejsce pobytu. Najważniejsze, aby wszyscy znali ustalenia, zanim wyruszą w drogę.
Jak zarezerwować pokoje dla gości krok po kroku
Rezerwacja przebiega zwykle w sześciu krokach:
- Pula pokoi. Przy rezerwacji sali organizatorzy wstępnie rezerwują tyle pokoi, ilu gości z daleka się spodziewają.
- Termin potwierdzenia. Z obiektem ustala się datę, do której trzeba podać ostateczną liczbę pokoi i zwolnić niepotrzebne.
- Pytanie w zaproszeniu. Goście, potwierdzając przybycie, informują też, czy potrzebują pokoju.
- Lista z przydziałem. Rodziny przypisuje się do pokoi według liczby osób.
- Płatność. Trzeba uzgodnić, czy organizatorzy płacą zbiorczo, czy każdy gość osobno.
- Potwierdzenie na piśmie z warunkami odwołania.
Zadatek czy zaliczka
Obiekt zwykle potwierdza rezerwację puli pokoi po wpłacie, dlatego warto wiedzieć, czy jest ona zadatkiem, czy zaliczką. Zadatek reguluje art. 394 Kodeksu cywilnego: przepada, jeśli rezerwujący zrezygnuje z własnej winy, a gdy z umowy nie wywiąże się obiekt, rezerwujący może żądać zwrotu podwójnej kwoty. Jeśli umowa zostanie wykonana, zadatek zalicza się na poczet ceny. Zaliczka nie jest w ten sposób uregulowana w przepisach, dlatego o jej zwrocie decyduje umowa.
Przy rezerwacji przez internet nie przysługuje też 14 dni na odstąpienie od umowy, ponieważ usługa zakwaterowania dotyczy konkretnego terminu. Dlatego datę, do której można bezpłatnie zwolnić część pokoi, najlepiej ustalić już na początku.
Jakie pokoje dla jakich gości
Przy uroczystościach rodzinnych potrzebne są zwykle pokoje różnej wielkości. W Bakunówce można je dopasować do gości następująco:
| Goście | Pokój | Cena za dobę |
|---|---|---|
| Jedna osoba, na przykład chrzestny | jednoosobowy | 150 zł |
| Dziadkowie albo para | dwuosobowy | 200 zł |
| Rodzice z dzieckiem | trzyosobowy | 300 zł |
| Rodzina z dwojgiem dzieci | czteroosobowy albo studio z aneksem i salonem | 360 zł albo 400 zł |
| Większa rodzina | pięcioosobowy | 450 zł |
Każdy pokój ma łazienkę, telewizor, lodówkę i czajnik. W budynku znajduje się także łazienka przystosowana dla osób z niepełnosprawnościami, co ułatwia pobyt starszym gościom. Następnego dnia po przyjęciu restauracja jest czynna od 10:00, dzięki czemu goście mogą zjeść obiad przed drogą powrotną.
Przykładowy harmonogram rezerwacji
- przy rezerwacji sali: wstępna pula pokoi i termin jej potwierdzenia,
- przy wysyłce zaproszeń: informacja o zakwaterowaniu i prośba o potwierdzenie,
- po zebraniu odpowiedzi: lista gości z przydziałem pokoi,
- kilka dni przed uroczystością: ostateczne potwierdzenie i zwolnienie niewykorzystanych pokoi.
Przy komunii zaproszenia wysyła się zwykle co najmniej dwa miesiące przed uroczystością. Pełny plan przygotowań opisujemy w poradniku przyjęcie komunijne krok po kroku.
Jak napisać o zakwaterowaniu w zaproszeniu
Wystarczą jedno lub dwa zdania, z których goście dowiedzą się, gdzie się zatrzymają i do kiedy należy potwierdzić przyjazd. Przykładowa formuła:
Dla gości z daleka zarezerwowaliśmy pokoje w [nazwa obiektu], [adres]. Pokoje są [naszym prezentem lub płatne na miejscu]. Prosimy o potwierdzenie przyjazdu i rezerwacji pokoju do [data].
Co ustalić z obiektem na piśmie
Przy kilku pokojach dla różnych rodzin łatwo o nieporozumienia, dlatego ustalenia warto zebrać w jednym potwierdzeniu, w którym znajdą się:
- liczba i rodzaj pokoi oraz nazwiska osób w każdym z nich,
- godzina zameldowania, zwłaszcza gdy goście przyjadą prosto z kościoła albo z sali,
- informacja, kto płaci za każdy pokój i w jaki sposób,
- data, do której można bez kosztów zwolnić część pokoi,
- parking dla gości, którzy przyjadą samochodami.
Uroczystość i pokoje dla gości w jednym miejscu
W Bakunówce organizujemy komunie, chrzciny, stypy i spotkania firmowe, a gościom z daleka udostępniamy pokoje w tym samym budynku, dzięki czemu po przyjęciu nikt nie musi szukać taksówki. Również po stypie rodzina z daleka może zostać na noc bez szukania innego miejsca. Szczegóły przedstawiamy na stronie imprezy okolicznościowe.
Gości wesela lub innego przyjęcia, które odbywa się w innej sali w Sokółce, również możemy zakwaterować w zajeździe. Przy większej liczbie osób przydatny będzie poradnik nocleg dla grupy, a więcej o samych pokojach piszemy w artykule wynajem pokoi. Chętnie sprawdzimy dostępność pokoi w wybranym przez Państwa terminie.
Przy przyjęciu po pogrzebie pomocny będzie poradnik jak zorganizować stypę, w którym opisujemy kolejne kroki, menu i koszty.
Pokoje do wynajęcia w Sokółce
Na jedną noc, na tydzień albo na dłużej. Cenę podajemy za pokój, nie od osoby.
Najczęstsze pytania
Kto płaci za nocleg gości weselnych?
Nie ma jednej obowiązującej zasady: czasem organizatorzy płacą za pokoje, czasem tylko je rezerwują, a goście płacą sami, niekiedy zaś jedynie polecają obiekt. Najważniejsze, aby jasno napisać o tym w zaproszeniu i poinformować obiekt, kto będzie rozliczał pokoje.
Z jakim wyprzedzeniem rezerwować pokoje dla gości?
Pokoje najlepiej zarezerwować razem z salą albo zaraz po jej rezerwacji, ponieważ w sezonie uroczystości wolnych pokoi szybko ubywa. Wstępną pulę pokoi potwierdza się po zebraniu odpowiedzi od gości, a ostateczną listę przekazuje obiektowi kilka dni przed uroczystością.
Jak zarezerwować kilka pokoi dla rodziny na jedną noc?
Wystarczy telefonicznie podać datę i liczbę gości, zarezerwować pulę pokoi i ustalić termin przekazania listy osób. Następnie rodziny przypisuje się do pokoi według liczby osób i potwierdza, kto płaci za każdy pokój. Warunki odwołania najlepiej otrzymać na piśmie.
Czym różni się zadatek od zaliczki?
Zadatek reguluje Kodeks cywilny: przepada, jeśli rezerwujący zrezygnuje z własnej winy, a gdy zawini obiekt, rezerwujący może żądać podwójnej kwoty. Po wykonaniu umowy zadatek zalicza się na poczet ceny. Zaliczka nie jest w ten sposób uregulowana w przepisach, dlatego o jej zwrocie decyduje umowa.
Czy można odwołać część zarezerwowanych pokoi?
To zależy od umowy z obiektem, dlatego przy rezerwacji puli pokoi warto ustalić datę, do której można bez kosztów zwolnić niepotrzebne pokoje. Przy rezerwacji przez internet nie przysługuje 14 dni na odstąpienie od umowy.
Jak napisać w zaproszeniu o noclegu dla gości?
Wystarczy krótka informacja, gdzie goście się zatrzymają, kto płaci za pokoje i do kiedy trzeba potwierdzić przyjazd. Przykładowa formuła: „Dla gości z daleka zarezerwowaliśmy pokoje w zajeździe Bakunówka w Sokółce. Prosimy o potwierdzenie rezerwacji pokoju do podanej daty.”
Czy przy rezerwacji kilku pokoi jest zniżka?
To zależy od obiektu, a w Bakunówce warunki dla grup ustalamy indywidualnie. Przy rezerwacji kilku pokoi dla gości uroczystości ofertę najszybciej przygotujemy po rozmowie telefonicznej.
Gdzie przenocować gości z daleka na komunii w Sokółce?
Najwygodniej w miejscu przyjęcia: w Bakunówce organizujemy komunie i chrzciny, a gościom z daleka udostępniamy pokoje w tym samym budynku. Zajazd znajduje się w centrum miasta, kilka minut od kościoła.