Pokoje dla gości wesela, komunii i zjazdu rodzinnego: jak je zarezerwować
Pokoje dla gości uroczystości rezerwuj razem z salą, jako pulę pokoi z terminem potwierdzenia. Ustal, kto płaci, podziel gości na pokoje rodzinne i poproś o warunki odwołania na piśmie. Pamiętaj, że zadatek przepada przy rezygnacji z twojej winy, a przy rezerwacji przez internet nie ma 14 dni na odstąpienie.
Wesele, komunia, chrzciny albo zjazd rodzinny ściągają gości z różnych stron Polski. Część z nich nie wróci do domu tego samego dnia, więc trzeba im zapewnić nocleg. Najwygodniej zrobić to od razu, razem z rezerwacją sali. Nasze pokoje do wynajęcia często służą właśnie gościom takich uroczystości.
Kto płaci za nocleg gości
Nie ma tu jednej zasady ani przepisu. W praktyce spotyka się kilka wariantów:
| Wariant | Jak to działa | Na co uważać |
|---|---|---|
| Płacą organizatorzy | rezerwujesz i opłacasz pokoje dla wybranych gości | ustal z obiektem jedną płatność i listę osób |
| Rezerwują organizatorzy, płacą goście | blokujesz pulę pokoi, goście rozliczają się sami | podaj gościom cenę i termin potwierdzenia |
| Organizatorzy polecają obiekt | goście sami dzwonią i rezerwują | w sezonie pokoje mogą się szybko skończyć |
Często nocleg zapewnia się najbliższej rodzinie i gościom z daleka, a reszcie tylko podpowiada, gdzie przenocować. Najważniejsze, żeby wszyscy wiedzieli, na czym stoją, zanim wyruszą w drogę.
Jak zarezerwować pokoje dla gości krok po kroku
- Pula pokoi. Przy rezerwacji sali zarezerwuj wstępnie tyle pokoi, ilu gości z daleka się spodziewasz.
- Termin potwierdzenia. Ustal z obiektem datę, do której podasz ostateczną liczbę pokoi i zwolnisz niepotrzebne.
- Pytanie w zaproszeniu. Poproś gości, żeby razem z przybyciem potwierdzili nocleg.
- Lista z przydziałem. Przypisz rodziny do pokoi według ich wielkości.
- Płatność. Uzgodnij, czy płacisz zbiorczo, czy każdy gość osobno.
- Potwierdzenie na piśmie z warunkami odwołania.
Zadatek czy zaliczka
Rezerwację puli pokoi obiekt zwykle potwierdza wpłatą. Warto wiedzieć, co wpłacasz. Zadatek reguluje art. 394 Kodeksu cywilnego: przepada, jeśli zrezygnujesz z własnej winy, a gdy nie wywiąże się obiekt, możesz żądać zwrotu podwójnej kwoty. Gdy wszystko pójdzie zgodnie z planem, zadatek wlicza się w cenę. Zaliczka nie ma takich zasad w przepisach, więc o jej zwrocie decyduje umowa.
Przy rezerwacji przez internet nie przysługuje też 14 dni na odstąpienie od umowy, bo nocleg dotyczy konkretnego terminu. Datę bezpłatnego zwolnienia części pokoi ustal więc na początku.
Jakie pokoje dla jakich gości
Przy uroczystościach rodzinnych przydają się pokoje różnej wielkości. Tak można je dopasować u nas:
| Goście | Pokój | Cena za dobę |
|---|---|---|
| Jedna osoba, na przykład chrzestny | jednoosobowy | 150 zł |
| Dziadkowie albo para | dwuosobowy | 200 zł |
| Rodzice z dzieckiem | trzyosobowy | 300 zł |
| Rodzina z dwójką dzieci | czteroosobowy albo studio z aneksem i salonem | 360 zł albo 400 zł |
| Większa rodzina | pięcioosobowy | 450 zł |
Każdy pokój ma łazienkę, telewizor, lodówkę i czajnik. W budynku jest też łazienka przystosowana dla osób z niepełnosprawnościami, co ułatwia pobyt starszym gościom. Dzień po przyjęciu restauracja jest czynna od 10:00, więc goście zjedzą obiad przed drogą powrotną.
Przykładowy harmonogram rezerwacji
- przy rezerwacji sali: wstępna pula pokoi i termin jej potwierdzenia,
- przy wysyłce zaproszeń: informacja o noclegu i prośba o potwierdzenie,
- po zebraniu odpowiedzi: lista gości z przydziałem pokoi,
- kilka dni przed uroczystością: ostateczne potwierdzenie i zwolnienie niewykorzystanych pokoi.
Przy komunii zaproszenia wysyła się zwykle co najmniej dwa miesiące wcześniej. Cały plan przyjęcia opisujemy w tekście przyjęcie komunijne krok po kroku.
Jak napisać o noclegu w zaproszeniu
Wystarczy jedno lub dwa zdania. Goście od razu wiedzą, gdzie śpią i do kiedy mają dać znać:
Dla gości z daleka zarezerwowaliśmy pokoje w [nazwa obiektu], [adres]. Nocleg jest [w naszym prezencie lub płatny na miejscu]. Prosimy o potwierdzenie przyjazdu i noclegu do [data].
Co ustalić z obiektem na piśmie
Przy kilku pokojach dla różnych rodzin łatwo o nieporozumienia. Jedna wiadomość z potwierdzeniem porządkuje wszystko:
- liczba i rodzaj pokoi oraz nazwiska osób w każdym z nich,
- godzina zameldowania, zwłaszcza gdy goście przyjadą prosto z kościoła albo z sali,
- kto płaci za każdy pokój i w jaki sposób,
- data, do której można bez kosztów zwolnić część pokoi,
- parking dla gości, którzy przyjadą samochodami.
Uroczystość i nocleg w jednym miejscu
W Bakunówce organizujemy komunie, chrzciny, stypy i spotkania firmowe, a gościom z daleka dajemy nocleg w tym samym budynku. Nikt nie musi szukać taksówki po przyjęciu. Także po stypie rodzina z daleka może zostać na noc, bez szukania innego miejsca. Szczegóły znajdziesz na stronie imprezy okolicznościowe.
Jeśli wesele lub inne przyjęcie odbywa się w innej sali w Sokółce, gości i tak możesz zakwaterować u nas. Przy większej liczbie osób zajrzyj do tekstu nocleg dla grupy, a więcej o samych pokojach piszemy w poradniku wynajem pokoi.
Pokoje do wynajęcia w Sokółce
Na jedną noc, na tydzień albo na dłużej. Cenę podajemy za pokój, nie od osoby.
Najczęstsze pytania
Kto płaci za nocleg gości weselnych?
Nie ma jednej zasady. Czasem płacą organizatorzy, czasem rezerwują pokoje, a goście płacą sami, a czasem tylko polecają obiekt. Najważniejsze, żeby napisać o tym jasno w zaproszeniu i uprzedzić obiekt, kto będzie rozliczał pokoje.
Z jakim wyprzedzeniem rezerwować pokoje dla gości?
Najlepiej razem z salą albo zaraz po jej rezerwacji, bo w sezonie uroczystości pokoje zajmują się szybko. Wstępną pulę pokoi potwierdź po zebraniu odpowiedzi od gości, a ostateczną listę podaj kilka dni przed uroczystością.
Jak zarezerwować kilka pokoi dla rodziny na jedną noc?
Zadzwoń z datą i liczbą gości, zarezerwuj pulę pokoi i ustal termin, do którego podasz listę osób. Potem przypisz rodziny do pokoi według ich wielkości i potwierdź, kto płaci za każdy pokój. Warunki odwołania poproś na piśmie.
Czym różni się zadatek od zaliczki?
Zadatek reguluje Kodeks cywilny: przepada, jeśli zrezygnujesz z własnej winy, a gdy zawini obiekt, możesz żądać podwójnej kwoty. Gdy umowa zostanie wykonana, zadatek wlicza się w cenę. Zaliczka nie ma takich zasad w przepisach, więc jej zwrot zależy od umowy.
Czy można odwołać część zarezerwowanych pokoi?
To zależy od umowy z obiektem. Dlatego przy rezerwacji puli pokoi ustal datę, do której bez kosztów zwolnisz niepotrzebne pokoje. Pamiętaj, że przy rezerwacji przez internet nie przysługuje 14 dni na odstąpienie.
Jak napisać w zaproszeniu o noclegu dla gości?
Krótko: gdzie jest nocleg, kto za niego płaci i do kiedy trzeba potwierdzić przyjazd. Przykład: Dla gości z daleka zarezerwowaliśmy pokoje w zajeździe Bakunówka w Sokółce. Prosimy o potwierdzenie noclegu do podanej daty.
Czy przy rezerwacji kilku pokoi jest zniżka?
To zależy od obiektu. U nas warunki dla grup ustalamy indywidualnie, więc przy kilku pokojach dla gości uroczystości najlepiej zadzwonić i zapytać o ofertę.
Gdzie przenocować gości z daleka na komunii w Sokółce?
Najwygodniej tam, gdzie odbywa się przyjęcie. W Bakunówce organizujemy komunie i chrzciny, a gościom z daleka dajemy pokoje w tym samym budynku. Jesteśmy w centrum miasta, kilka minut od kościoła.