Nocleg dla grupy: jak zorganizować i ile kosztuje
Nocleg dla grupy organizuje się w czterech krokach: zapytanie z liczbą osób i terminem, oferta, potwierdzenie z wpłatą zaliczki lub zadatku oraz lista uczestników z podziałem na pokoje. Cenę liczy się w takim przypadku zwykle od osoby za dobę. W Bakunówce nocleg ze śniadaniem dla wyjazdów zorganizowanych kosztuje 130 zł od osoby.
Wycieczka, pielgrzymka, pracownicy w delegacji albo rodzina przyjeżdżająca na uroczystość: kilkanaście lub kilkadziesiąt osób potrzebuje pokoi w jednym miejscu i posiłków o jednej porze. Organizację noclegu dla grupy warto zacząć od konkretnego zapytania. Wyjazdy zorganizowane przyjmujemy w zajeździe w centrum miasta, a pokoje i ceny przedstawiamy na stronie noclegi w Sokółce.
Jak zorganizować nocleg dla grupy krok po kroku
- Zapytanie. Organizator podaje termin, liczbę osób, preferowany podział na pokoje, posiłki i przybliżoną godzinę przyjazdu.
- Oferta. Obiekt odpowiada ceną i warunkami: co jest wliczone w cenę, ile wynosi zaliczka lub zadatek i do kiedy można zmienić liczbę osób.
- Potwierdzenie na piśmie. Nawet zwykła wiadomość e-mail z ustaleniami zabezpiecza obie strony.
- Wpłata. Ważne jest rozróżnienie zadatku i zaliczki, ponieważ prawo traktuje je inaczej.
- Lista uczestników z podziałem na pokoje, najlepiej przesłana kilka dni przed przyjazdem.
- Przyjazd: zameldowanie wszystkich uczestników i posiłek o umówionej godzinie.
Po stronie organizatora dobrze jest wyznaczyć jedną osobę, która ma listę uczestników, numery telefonów i ustalenia z obiektem. Ta osoba zgłasza zmiany, a obiekt wie, z kim się kontaktować przy zameldowaniu.
Zadatek czy zaliczka przy rezerwacji grupowej
Zadatek reguluje art. 394 Kodeksu cywilnego. Jeśli rezerwacja nie dojdzie do skutku z winy organizatora, obiekt może zatrzymać zadatek, a gdy winę ponosi obiekt, organizator może żądać sumy dwukrotnie wyższej. Jeśli pobyt odbędzie się zgodnie z planem, zadatek zalicza się na poczet ceny. Dla zaliczki przepisy nie przewidują takich zasad, dlatego o jej zwrocie decyduje umowa.
Przy rezerwacji noclegu przez internet nie przysługuje również 14 dni na odstąpienie od umowy. Warunki rezygnacji i zmiany liczby osób należy więc ustalić na piśmie przed dokonaniem wpłaty.
Ile kosztuje nocleg dla grupy
Cenę dla grup liczy się zwykle od osoby za dobę, a nie za pokój. Składa się na nią kilka elementów:
- nocleg, często ze śniadaniem,
- obiad, obiadokolacja lub pełne wyżywienie,
- opłata miejscowa, jeśli obowiązuje w danej miejscowości,
- ewentualne dopłaty, na przykład za pokój jednoosobowy dla opiekuna.
Dopłaty i ulgi, na przykład za nocleg kierowcy, zależą od obiektu, dlatego warto zapytać o nie już w pierwszej wiadomości. W Bakunówce cennik dla wyjazdów zorganizowanych przedstawia się następująco:
| Usługa | Cena za osobę |
|---|---|
| Nocleg ze śniadaniem | 130 zł za dobę |
| Obiad: zupa, drugie danie, napoje | 45 zł |
| Obiadokolacja | 40 zł |
| Obiad i kolacja | 80 zł |
Przykład: 20 osób na jedną noc ze śniadaniem i obiadokolacją to 20 × (130 zł + 40 zł), czyli 3400 zł. Przy dwóch nocach z pełnym wyżywieniem, czyli noclegiem ze śniadaniem oraz obiadem i kolacją, koszt dla tych samych 20 osób wynosi 20 × 2 × (130 zł + 80 zł), czyli 8400 zł. Warunki ustalamy indywidualnie, w zależności od liczby osób i długości pobytu, dlatego ostateczną wycenę podajemy po rozmowie.
Gotowe zapytanie o nocleg dla grupy
Jedna wiadomość z kompletem informacji skraca proces rezerwacji. Poniższy wzór można skopiować i uzupełnić:
Dzień dobry, szukamy noclegu dla grupy [liczba] osób od [data] do [data]. Prosimy o [liczba] pokoi, w tym [liczba] jednoosobowych. Interesuje nas nocleg ze śniadaniem oraz [obiad lub obiadokolacja] o godzinie [godzina]. Przyjedziemy [autokarem, busem, samochodami] około godziny [godzina]. Prosimy o ofertę z warunkami zaliczki i rezygnacji.
Takie zapytanie od razu daje obiektowi wszystkie informacje potrzebne do wyceny, a organizatorowi zapewnia odpowiedź na piśmie.
Na co zwrócić uwagę przy różnych wyjazdach
| Kto przyjeżdża | Co ustalić przed przyjazdem |
|---|---|
| Pielgrzymka | odległość od sanktuarium, pory posiłków względem nabożeństw |
| Wycieczka szkolna | pokoje dla opiekunów, cisza nocna, posiłki dla dzieci |
| Grupa pracowników | dokument za pobyt, pora śniadania, dłuższy pobyt |
| Rodzina na uroczystości | pokoje rodzinne, dzieci, nocleg po przyjęciu |
| Turyści na szlaku | parking, wczesny wyjazd, prowiant na trasę |
Pielgrzymom polecamy poradnik nocleg dla pielgrzymów, grupom pracowników tekst o wynajmie pokoi na dłuższy pobyt, a rodzinom poradnik o pokojach dla gości uroczystości. Na etapie porównywania ofert przydatny będzie tekst jak wybrać nocleg.
Jak rozlokować uczestników w pokojach
Przy kilku rodzajach pokoi łatwiej dopasować zakwaterowanie do uczestników. Przydział ułatwia kilka zasad:
- opiekunowie i kierowcy w pokojach jednoosobowych, blisko uczestników,
- rodziny i znajomi razem, w pokojach trzy-, cztero- albo pięcioosobowych,
- osoby, które potrzebują łazienki przystosowanej dla osób z niepełnosprawnościami, zgłoszone przy rezerwacji,
- lista pokoi z nazwiskami przesłana obiektowi przed przyjazdem.
Zorganizowane wyjazdy w Bakunówce
W zajeździe są pokoje od jednoosobowych po pięcioosobowe oraz studio, dzięki czemu uczestników można rozlokować zgodnie z ich potrzebami. Każdy pokój ma łazienkę, telewizor, lodówkę i czajnik, a w budynku znajduje się łazienka przystosowana dla osób z niepełnosprawnościami. Na miejscu działa restauracja zajazdu, dlatego posiłki dla całej grupy podajemy o umówionej porze.
Zajazd znajduje się w centrum miasta, niedaleko sanktuarium. Strona parafii i sanktuarium wskazuje Bakunówkę jako jedno z miejsc noclegowych dla większych grup pielgrzymów. Ofertę dla grupy przygotujemy po otrzymaniu informacji o terminie i liczbie osób. Najszybciej skontaktują się Państwo z nami telefonicznie.
Nocleg w centrum Sokółki
Pokoje od jednoosobowych po pięcioosobowe i studio, każdy z własną łazienką. Wolny termin sprawdzimy w trakcie rozmowy telefonicznej.
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje nocleg dla grupy?
W Bakunówce nocleg ze śniadaniem dla wyjazdów zorganizowanych kosztuje 130 zł od osoby za dobę, obiad 45 zł, a obiadokolacja 40 zł. Cenę dla grup liczy się zwykle od osoby za dobę, a nie za pokój. Warunki ustalamy indywidualnie, w zależności od liczby osób i długości pobytu.
Jak zarezerwować nocleg dla grupy zorganizowanej?
Rezerwację zaczyna się od zapytania z terminem, liczbą osób, podziałem na pokoje, posiłkami i godziną przyjazdu. Po otrzymaniu oferty ustalenia potwierdza się na piśmie i wpłaca zaliczkę lub zadatek. Przed przyjazdem organizator przesyła listę uczestników z podziałem na pokoje.
Czy przy rezerwacji kilku pokoi trzeba wpłacić zaliczkę?
Zwykle tak, ponieważ obiekt rezerwuje dla grupy kilka pokoi jednocześnie. Przed wpłatą należy ustalić, czy jest to zadatek, czy zaliczka. Zgodnie z Kodeksem cywilnym zadatek przepada, gdy do rezygnacji dochodzi z winy wpłacającego, a o zwrocie zaliczki decyduje umowa.
Od ilu osób liczy się grupa zorganizowana?
Przepisy nie podają jednej definicji, dlatego każdy obiekt ustala ten próg samodzielnie. W Bakunówce warunki dla grup ustalamy indywidualnie, więc najlepiej skontaktować się z nami telefonicznie i podać liczbę osób oraz termin.
Czy kierowca i opiekun nocują za darmo?
To zależy od obiektu, ponieważ nie ma w tej sprawie stałej zasady. Kwestię tę należy poruszyć już w zapytaniu ofertowym, aby miejsca dla kierowcy i opiekunów zostały uwzględnione w wycenie.
Z jakim wyprzedzeniem rezerwować nocleg dla wycieczki?
Rezerwację warto rozpocząć tym wcześniej, im większa jest grupa i bardziej oblegany termin, ponieważ potrzebnych jest kilka pokoi jednocześnie. Przy weekendach, świętach i w sezonie uroczystości rodzinnych zapytanie najlepiej wysłać z kilkutygodniowym, a nawet kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.
Co napisać w zapytaniu ofertowym?
W zapytaniu podaje się termin, liczbę osób, liczbę i rodzaj pokoi, posiłki z godzinami, sposób przyjazdu i przybliżoną godzinę dotarcia. Dobrze jest też poprosić o warunki zaliczki i rezygnacji. Na tej podstawie obiekt przygotuje wycenę na piśmie.
Czy uczestnicy mogą zjeść obiad w zajeździe?
Tak, obiad dla wycieczki zorganizowanej kosztuje 45 zł od osoby, obiadokolacja 40 zł, a obiad z kolacją 80 zł. Posiłki serwujemy o godzinie ustalonej przy rezerwacji.