Spotkanie firmowe z noclegiem: jak zorganizować wyjazd dla zespołu
Planowanie spotkania firmowego z noclegiem zaczyna się od celu i liczby osób, a dopiero potem wybiera się termin, salę ze sprzętem, catering i pokoje. Sala, kuchnia i noclegi w jednym miejscu oznaczają mniej dojazdów i więcej czasu na pracę. Posiłki zapewnione uczestnikom w delegacji obniżają ich dietę, a zapewniony nocleg wyklucza ryczałt za nocleg.
Szkolenie prowadzone w biurze łatwo przerywają telefony i bieżące sprawy. Spotkanie firmowe z noclegiem, czyli wyjazd na dzień lub dwa, pozwala skupić się na temacie, a wspólny obiad i wieczór integrują zespół lepiej niż rozmowy online. Ofertę dla firm planujących taki wyjazd w okolice Sokółki przedstawiamy na stronie hotel w Sokółce.
Plan szkolenia poza biurem krok po kroku
- Cel i program. Od nich zależy długość wyjazdu, rodzaj sali i sprzęt.
- Liczba uczestników, w tym osoby z daleka, które będą potrzebować noclegu.
- Budżet liczony w cenach brutto.
- Termin, najlepiej z zapasem czasu na potwierdzenia od uczestników.
- Miejsce z salą, sprzętem, cateringiem i pokojami.
- Menu: przerwy kawowe, obiad, ewentualnie kolacja, z uwzględnieniem diet i alergii.
- Informacja dla uczestników: program, dojazd, parking, godziny.
- Test sprzętu przed rozpoczęciem zajęć i plan awaryjny, na przykład materiały wydrukowane na wypadek awarii projektora.
Co powinna mieć sala szkoleniowa
Program szkolenia traci na wartości, gdy uczestnicy nie widzą ekranu albo nie mają gdzie podłączyć laptopów. Przed rezerwacją sali należy upewnić się, że zapewnia ona:
- miejsca przy stołach dla wszystkich uczestników, z zapasem na materiały,
- telewizor lub projektor i kable do laptopa,
- gniazdka blisko stołów,
- możliwość ustawienia stołów w podkowę, rzędy albo jeden wspólny stół,
- przerwę kawową i obiad podane na miejscu, bez wychodzenia z budynku.
W Bakunówce do dyspozycji gości jest sala z telewizorem i projektorem. Godziny, ustawienie sali i menu dopasowujemy do programu dnia. Szczegóły przedstawiamy na stronie spotkania firmowe.
Przykładowy plan dnia
W dobrze rozplanowanym dniu przerwy wypadają co półtorej do dwóch godzin, a obiad w połowie zajęć. Program dwudniowy z noclegiem może wyglądać następująco:
| Godzina | Dzień 1 | Dzień 2 |
|---|---|---|
| 9:00 | przyjazd, kawa, start | druga część programu |
| 10:30 | przerwa kawowa | przerwa kawowa |
| 13:00 | obiad | obiad |
| 14:00 | warsztaty | podsumowanie |
| 16:00 | koniec części merytorycznej | wyjazd |
| wieczór | kolacja i integracja, nocleg |
Podane godziny są przykładowe. Przy wyjeździe jednodniowym wystarczy plan pierwszego dnia bez noclegu, choć osoby z daleka często przyjeżdżają dzień wcześniej.
Posiłki i diety uczestników
Organizatorzy często pomijają ten punkt, choć ma on znaczenie dla rozliczeń. Jeśli uczestnik jest w podróży służbowej, każdy posiłek zapewniony przez pracodawcę obniża jego dietę zgodnie z rozporządzeniem o podróżach służbowych:
- śniadanie o 25%, czyli 11,25 zł przy diecie 45 zł,
- obiad o 50%, czyli 22,50 zł,
- kolacja o 25%, czyli 11,25 zł,
- przy całodziennym wyżywieniu dieta nie przysługuje.
Zapewniony nocleg oznacza też brak ryczałtu za nocleg. To, czy wyjazd jest podróżą służbową, zależy od sytuacji i regulaminu firmy, dlatego tę kwestię najlepiej wyjaśnić w dziale kadr. Zasady rozliczania opisujemy szerzej w tekście nocleg służbowy.
Budżet wyjazdu liczony w cenach brutto
Usługi noclegowe mają stawkę VAT 8%, a ustawa o VAT co do zasady nie pozwala firmie odliczyć podatku od usług noclegowych i gastronomicznych. Dlatego w budżecie wyjazdu porównuje się ceny brutto. Na koszt składają się zwykle:
| Pozycja | Na co zwrócić uwagę |
|---|---|
| Sala i sprzęt | czas wynajmu, projektor, ustawienie stołów |
| Catering | liczba przerw kawowych, obiad, kolacja |
| Noclegi | liczba pokoi, śniadanie, cena za pokój lub od osoby |
| Dojazd | parking, transport z dworca |
W Bakunówce obiad dla grupy kosztuje 45 zł od osoby, a nocleg ze śniadaniem dla grupy 130 zł od osoby za dobę. Wycenę całego wyjazdu przygotowujemy po rozmowie, z uwzględnieniem programu i liczby osób. Rezerwację pokoi dla większego zespołu opisujemy w tekście nocleg dla grupy.
Z jakim wyprzedzeniem rezerwować
Przy dużych wyjazdach integracyjnych od pierwszego zapytania do wyjazdu mija zwykle kilka miesięcy. Agencja Argentum Event podała, na podstawie 62 swoich wyjazdów z lat 2024-2025, że było to średnio 168 dni, a w szczycie sezonu, w czerwcu i wrześniu, 199 dni. Małe szkolenie można przygotować szybciej, jednak salę i pokoje warto zarezerwować od razu po ustaleniu daty.
Lista rzeczy do potwierdzenia przed wyjazdem
Na kilka dni przed przyjazdem dobrze jest ponownie potwierdzić z obiektem:
- ostateczną liczbę osób, diety i alergie,
- program z godzinami przerw i posiłków,
- sprzęt, kable i przejściówki do laptopów,
- ustawienie stołów w sali,
- listę pokoi z przydziałem uczestników,
- dojazd, parking i godzinę przyjazdu pierwszych osób.
Po powrocie warto zebrać krótkie opinie uczestników, ponieważ ułatwiają one poprawienie programu, godzin i menu przy następnym wyjeździe.
Szkolenie w Bakunówce
Bakunówka znajduje się w centrum Sokółki, a przy zajeździe jest monitorowany parking. Do dyspozycji zespołu są sala z telewizorem i projektorem, catering z domowej kuchni od przerwy kawowej po pełny obiad oraz pokoje z łazienkami. Uczestnicy nocują w tym samym budynku, w którym odbywają się zajęcia. Wystarczy, że podadzą nam Państwo telefonicznie termin i liczbę osób, a przygotujemy propozycję programu dnia z posiłkami.
Pokój na wyjazd służbowy
Pokoje z łazienką, restauracja na miejscu i centrum Sokółki w zasięgu spaceru. Wolny termin sprawdzimy w trakcie rozmowy telefonicznej.
Najczęstsze pytania
Jak zorganizować szkolenie wyjazdowe dla pracowników?
Organizację zaczyna się od celu i programu, a następnie ustala liczbę osób, budżet i termin. Kolejny krok to wybór miejsca z salą, sprzętem, cateringiem i noclegami. Na kilka tygodni przed wyjazdem uczestnicy powinni otrzymać plan, a organizator informacje o ich dietach. Na miejscu, przed rozpoczęciem zajęć, trzeba jeszcze sprawdzić działanie sprzętu.
Z jakim wyprzedzeniem zarezerwować salę szkoleniową z noclegiem?
Im więcej osób i bardziej oblegany termin, tym wcześniej trzeba zarezerwować salę. Przy dużych wyjazdach integracyjnych od zapytania do wyjazdu mija średnio kilka miesięcy. Przy małym zespole często wystarczy kilka tygodni, jednak rezerwację dobrze jest złożyć od razu po ustaleniu daty.
Co powinna mieć sala szkoleniowa?
Sala szkoleniowa powinna mieć wygodne miejsca przy stołach, ekran lub telewizor i projektor, gniazdka dla laptopów oraz możliwość ustawienia stołów zgodnie z programem. Ważna jest też możliwość podania przerwy kawowej i obiadu na miejscu. W Bakunówce sala ma telewizor i projektor, a catering przygotowuje nasza kuchnia.
Czy zapewniony obiad zmniejsza dietę pracownika?
Tak, zapewniony obiad obniża dietę uczestnika podróży służbowej o 50%, czyli o 22,50 zł przy diecie 45 zł. Zapewnione śniadanie obniża ją o 25%, podobnie jak kolacja. Przy całodziennym wyżywieniu dieta nie przysługuje, a przy zapewnionym noclegu nie przysługuje ryczałt za nocleg.
Czy na wyjeździe firmowym przysługuje dieta?
Dieta przysługuje wtedy, gdy wyjazd jest podróżą służbową w rozumieniu przepisów i regulaminu firmy. Należy to ustalić z działem kadr przed wyjazdem, razem z tym, które posiłki zapewnia pracodawca.
Co obejmuje przerwa kawowa?
Przerwa kawowa obejmuje zwykle kawę, herbatę, wodę i drobne przekąski. Jej skład ustala się przy zamówieniu. Nasz catering obejmuje wszystko od przerwy kawowej po pełny obiad, a menu dopasowujemy do programu dnia.
Jak ustawić salę dla małej grupy?
Przy pracy warsztatowej sprawdza się układ w podkowę albo wspólny stół, a przy prezentacji rzędy stołów skierowane do ekranu. Ustawienie sali uzgadnia się z obiektem przed przyjazdem, podobnie jak godziny przerw i obiadu.